Nicolas Leroyconsultant IA
cas client événementiel

4 fois plus de demandes traitées, sans embaucher.

AG Event's loue des photobooths et des videobooths pour les événements. Chaque demande finit par un contrat : reprendre les informations du client, remplir le document, l'exporter, écrire le mail, joindre le fichier. 15 minutes de manutention administrative, à chaque fois, et autant de retard pris sur la réponse.

client
AG Event's
secteur
Location de photobooths et videobooths
livré
Génération et envoi automatiques des contrats
résultat
15 min gagnées sur chaque contrat
le problème

15 minutes qui ne demandent aucune réflexion.

Le détail de ces 15 minutes, contrat après contrat : recopier les coordonnées, la date de la prestation, le matériel retenu, le prix. Ouvrir le modèle. Remplacer les champs. Relire pour vérifier qu'aucun ne traîne du contrat précédent. Exporter en PDF. Écrire le mail. Joindre. Envoyer.

Aucune de ces étapes ne demande de réfléchir, et aucune ne peut être sautée. C'est la définition d'une tâche à automatiser. Et tant qu'elle n'est pas faite, le client attend.

les résultats

Le quart d'heure rendu, à chaque contrat.

15 mingagnées sur chaque contrat produit
4 ×plus de demandes traitées dans une journée
1seule saisie, faite par le client lui-même
instantanédélai entre la demande et le contrat reçu

Le vrai gain n'est pas le quart d'heure. Il est dans le fait que le contrat part tout de suite. Dans l'événementiel, une demande se transforme rarement en réservation 3 jours plus tard : elle se transforme chez celui qui a répondu le premier. Automatiser le contrat, ce n'est pas économiser du temps administratif, c'est arriver avant.

ce que j'ai construit

Un formulaire au départ, un PDF signé de bout en bout à l'arrivée.

Toute la chaîne tient sur un scénario. Personne ne la déclenche à la main, personne ne la surveille.

la chaîne De la demande du client au contrat reçu en pièce jointe.
  1. Airtablele client remplit
  2. Makele scénario démarre
  3. Google Slidesle gabarit se remplit
  4. PDFarchivé dans Drive
  5. Gmaille contrat part
  1. La saisie. Le client remplit un formulaire Airtable. C'est la seule saisie de toute la chaîne, et ce n'est plus l'agence qui la fait.
  2. Le gabarit. Le scénario récupère la fiche et va chercher le modèle de contrat dans Google Slides.
  3. La personnalisation. Chaque champ du modèle est remplacé par les informations réelles de la prestation, puis le document est exporté en PDF.
  4. L'archivage. Le PDF est rangé dans Airtable, à côté de la fiche client, et conservé dans Google Drive.
  5. L'envoi. Le mail part au client avec le contrat en pièce jointe. Sans que personne n'ait ouvert quoi que ce soit.
la stack

5 outils, et un choix qui compte plus que les autres.

  • Make
  • Airtable
  • Google Slides
  • Gmail
  • Google Drive

Airtable parce que le formulaire, la base clients et l'archive des contrats vivent au même endroit : rien à synchroniser. Google Slides pour le modèle de contrat, et c'est le choix le plus important de la liste : quand l'agence veut changer une clause ou son logo, elle modifie une diapositive. Le contrat suivant sort avec la nouvelle version, sans moi. Make pour l'orchestration, parce que le scénario reste lisible par quelqu'un d'autre que celui qui l'a écrit.

Questions fréquentes

Pourquoi le modèle de contrat est-il dans Google Slides et pas dans un outil spécialisé ?+
Parce que c'est le choix qui compte le plus dans cette chaîne. Quand l'agence veut changer une clause ou son logo, elle modifie une diapositive elle-même. Le contrat suivant sort avec la nouvelle version, sans repasser par un développeur. Un outil plus sophistiqué aurait recréé une dépendance inutile.
Combien de temps ce système fait-il gagner par contrat ?+
15 minutes à chaque contrat : recopier les coordonnées, remplir le modèle, relire, exporter, écrire le mail, joindre le fichier. Le vrai gain n'est pas ce quart d'heure, c'est que le contrat part tout de suite, alors qu'une demande d'événementiel se transforme rarement en réservation 3 jours plus tard.
Est-ce que le client remplit encore quelque chose lui-même ?+
Une seule fois : le formulaire Airtable avec ses coordonnées et les détails de sa prestation. Tout le reste s'enchaîne seul, du remplissage du modèle à l'envoi du contrat en pièce jointe. C'est la seule saisie de toute la chaîne, et ce n'est plus l'agence qui la fait.

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