20 factures déposées d'un coup. Zéro donnée saisie à la main.
Au départ, un entrepreneur qui perdait plusieurs heures chaque mois à scanner, renommer, classer et compiler ses factures avant de les envoyer à son comptable. Du travail de manutention, tous les mois, sans fin et sans valeur. L'outil construit pour lui est devenu une application, ouverte ensuite aux cabinets comptables.
- projet
Scan Invoice- secteur
- Comptabilité et finance
- livré
- Application d'extraction et de classement de factures
- résultat
- Saisie manuelle supprimée
Scanner, renommer, classer, compiler. Tous les mois.
La comptabilité d'une petite structure ne coince pas sur la comptabilité. Elle coince sur la préparation : retrouver les justificatifs, les nommer pour s'y retrouver, les ranger par période, recopier les montants dans un tableau, et envoyer le tout.
C'est un travail répétitif, sans marge d'erreur acceptable, et qui revient exactement pareil tous les mois. Autrement dit, le pire usage possible du temps d'un dirigeant.
Ce que la préparation comptable ne coûte plus.
Le bénéfice le moins visible est peut-être le plus important : les justificatifs sont traités au fil de l'eau, pas en bloc la veille de l'échéance. C'est là que se jouent les oublis, les pièces manquantes et les relances du comptable.
Une application où l'on dépose, et où tout le reste se fait seul.
- Le dépôt20 documents à la fois
- L'OCRlit la facture
- L'extractionHT, TTC, TVA, date
- Le classementannée, mois, client
-
L'export CSVpar mail, le 1er du mois
1. Le dépôt et l'extraction
Jusqu'à 20 documents en même temps, en PDF ou en photo. L'OCR et le modèle en sortent le fournisseur, le client, le montant HT, le montant TTC, la TVA, la date et le numéro de facture. Les tickets ont leur traitement propre : le carburant avec son kilométrage, les frais de restaurant avec leurs règles.
2. Le classement
- Rangement automatique par année, par mois et par client
- Factures émises et factures reçues séparées
- Renommage intelligent des fichiers, pour que le nom veuille dire quelque chose
- Téléchargement en archive ZIP, par client et par période
3. Le tableau de bord
Un récapitulatif mensuel en euros, avec les indicateurs des factures émises et reçues. De quoi savoir où on en est sans ouvrir un seul document.
4. L'export
Le 1er de chaque mois, un export CSV part automatiquement par mail. Personne ne le déclenche, personne ne pense à le faire, et le comptable le reçoit quand même.
5. Le mode cabinet
Un cabinet comptable achète des codes clients, les distribue à ses clients, et gère l'ensemble depuis une seule interface. Le même outil, vu de l'autre côté.
Pourquoi une application, et pas une simple automatisation.
- Next.js
React
Supabase- OCR
- IA d'extraction
On aurait pu se contenter d'un scénario qui lit les fichiers d'un dossier et remplit un tableau. C'est plus rapide à construire, et c'est une erreur.
L'extraction se trompe parfois, sur une facture mal scannée ou un format inhabituel. Une automatisation sans écran vous laisse avec une erreur invisible au milieu d'un CSV, que vous découvrez trois mois plus tard. Une application vous laisse la voir et la corriger en deux clics avant l'export. Quand un système touche à des chiffres qui partent chez un comptable, la relecture n'est pas une option, elle fait partie du produit.
Pour transposer cette chaîne chez vous, les 5 étapes et les 4 pièges sont détaillés dans le guide : automatiser la saisie des factures.
Questions fréquentes
Pourquoi une application plutôt qu'une simple automatisation ?+
Combien de factures peuvent être traitées en une fois ?+
Un cabinet comptable peut-il utiliser l'outil pour plusieurs clients ?+
Deux cas voisins
Vous saisissez encore vos factures à la main ?
Factures, bons de livraison, devis fournisseurs, notes de frais : tout document qui arrive en PDF et finit dans un tableau peut se lire tout seul. Dites-moi ce que vous faites, et l'audit vous montre par où commencer.
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